コンサルタントの時間管理

コンサルタントとして働くうえで、難しいと感じることのひとつが時間管理です。複数のプロジェクトを同時に抱え、それぞれに異なる納期と優先順位があるなかで、「どのように効率的に仕事を進めるか」は永遠のテーマだといっても過言ではありません。

私の場合、朝一番で必ずその日のタスクを洗い出し、優先順位をつけることから始めます。ただし、コンサルティングの現場では、クライアントからの急な問い合わせ、会議の追加、資料の修正依頼など、予期せぬ事態は日常茶飯事です。むしろ計画通りに進むことの方が稀かもしれません。

そこで私が心がけているのは、スケジュールに「バッファ」を持たせることです。1日のうち2時間程度は、予定を入れずに空けておく。これにより、突発的な業務にも対応でき、精神的な余裕も生まれます。

集中力が必要な作業は午前中に、また打ち合わせや事務作業は午後に配置するなど、自分のパフォーマンスのリズムを理解することも重要です。私は朝型なので、難しい分析や報告書の執筆は午前中に集中して行うようにしています。

最近では、時間管理ツールも積極的に活用しています。私はMicrosoft Teamsのプランナー機能を使って、プロジェクトごとにタスクを分類し、期限と担当者を明確にしています。

また、OutlookのカレンダーとToDoリストとを連携させることで、会議の前後に必要な準備時間や作業時間を自動的にブロックする工夫もしています。移動中などのスキマ時間にスマホでタスクの確認や更新ができるため便利です。チームメンバーと進捗の共有が可能なため、「あの件はどうなっていますか?」といった確認の手間も減りました。

とはいえ、完璧な時間管理は存在しません。時には残業が続くこともありますし、予定が大幅に狂うこともあります。大切なのは、柔軟に対応しながら、長期的に持続可能な働き方を模索し続けることだと思います。

みなさんはどのような時間管理の工夫をされていますか?